7 tips voor het vergroten van de sociale veiligheid binnen organisaties
Medewerkers voelen zich zowel fysiek en mentaal beter als ze hun werkzaamheden kunnen verrichten binnen een sociaal veilige context. Als ze niet iedere dag over hun schouder hoeven te kijken omdat ze gepest worden of benauwd hoeven te zijn voor intimidatie door een leidinggevende. Investeren in een sociaal veilige werkomgeving levert een uw organisatie veel op. Te denken valt dan aan:
Verbetering van het algemeen welbevinden en verhoging van het plezier in het werk, verminderd ziekteverzuim en ook aan betere bedrijfsresultaten. Maar hoe bewerkstelligt u nu zo’n sociaal veilige werkomgeving? Het is immers gemakkelijker gezegd dan gedaan. Hieronder 7 tips die stuk voor stuk een bijdrage leveren aan die sociaal veilige werkomgeving:
1. Formuleer helder welk gedrag u van medewerkers wilt zien.
Als medewerkers niet weten wat u van ze verwacht, kunnen ze immers ook niet aan die verwachtingen voldoen. Het is daarom goed om regelmatig met medewerkers te spreken over het gewenste gedrag en ze voor dat gewenste gedrag ook te belonen. Bijvoorbeeld door het geven van positieve feedback. De HR-cyclus is ook een aangewezen instrument om hierbij in te zetten waarbij in eerste instantie de focus zou moeten liggen op ontwikkeling van de medewerker.
2. Uitspreken, bespreken, afspreken en aanspreken.
Je hoort het vaak: collega’s moeten elkaar aan kunnen spreken. Dat hoort bij het nemen van verantwoordelijkheid. Zomaar collega’s aanspreken zonder dat er een aantal stappen aan vooraf is gegaan, kan echter juist leiden tot onveiligheid en een cultuur van heimelijkheid.
Als je aangesproken wordt zonder dat je je over je eigen waarden en normen hebt kunnen uitspreken, zonder dat het een en ander voldoende is besproken en afgesproken, blijft aanspreken teveel hangen op incidenten en persoonlijk optreden. Het hangt dan van de toevalligheid en voorkeuren af van degenen die wel besluiten anderen aan te spreken.
Vandaar dat het van belang is een cultuur tot stand te brengen waarin het elkaar aanspreken onderdeel is van een stappenplan van uitspreken, bespreken, afspreken en aanspreken.
3. Geef als leidinggevende het goede voorbeeld.
Leidinggevenden zijn zeer bepalend voor de wijze waarop medewerkers zich binnen een organisatie zullen gedragen. Neemt een leidinggevende het niet zo nauw met de regels? Of denkt hij dat het nodig is medewerkers te pesten? Dan is er gerede kans dat nogal wat medewerkers ditzelfde gedrag naar hun collega’s gaan vertonen. Andersom geldt ook. Als een leidinggevende in zijn gedrag laat zien en horen dat hij bijvoorbeeld niet gediend is van ongewenst gedrag als pesten of discriminatie, dan zullen medewerkers dat gedrag ook minder laten zien.
4. Train leidinggevenden en medewerkers in het omgaan met ongewenst gedrag.
Ondanks alle goede bedoelingen, diverse maatregelen en cultuurveranderingen, zal ongewenst gedrag zo nu en dan de kop opsteken binnen uw organisatie. Het is dan wel heel bepalend hoe u daar mee om gaat. Raakt u in paniek en probeert u het als het ware onder het tapijt te vegen? Medewerkers zullen dan al snel het gevoel krijgen dat klachten bij u en bij de organisatie niet in goede handen zijn. Het kan er voor zorgen dat er een volgende keer niet snel meer gemeld wordt waardoor klachten dus ‘ondergronds’ gaan. En dat is nu juist niet wat u wilt. Als u klachten goed op pakt, kunt u en de organisatie er juist veel van leren. Weet u niet wat te doen bij situaties rondom ongewenst gedrag? Een goed opgeleide vertrouwenspersoon kan u adviseren bij klachtafhandeling en daarmee zijn we meteen bij punt 5.
5. Stel een of meerdere vertrouwenspersonen aan, leidt hen goed op en geef ze een belangrijke rol in het vormen van beleid rondom ongewenste omgangsvormen.
Een vertrouwenspersoon heeft als het ware de functie van uitlaatklep in de organisatie. Medewerkers kunnen daar naartoe met kwesties die te maken hebben met ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie/geweld. Vertrouwenspersonen luisteren naar het verhaal van de medewerker en kunnen bijvoorbeeld helpen bij het indienen van een klacht. Veel leidinggevenden en medewerkers weten echter niet dat een vertrouwenspersoon ook een belangrijke rol kan vervullen in het tot stand komen van het beleid ongewenst omgangsvormen. Dan is het wel zaak om de vertrouwenspersoon goed op te laten leiden. Meer informatie hierover is bijvoorbeeld te vinden bij de Landelijke Vereniging van vertrouwenspersonen (www.lvvv.nl). De opleiding tot vertrouwenspersoon van Centrum Vertrouwenspersonen Plus is door de LVV gecertificeerd. Kijk op onze website voor meer informatie over onze opleiding tot vertrouwenspersoon.
6. Zorg voor afstemming tussen diverse partners binnen een organisatie zoals Vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, OR en bijvoorbeeld HR.
Het bewerkstelligen van een werkomgeving waarbinnen medewerkers zich veilig voelen, kunt u niet alleen. Het vraagt om samenwerking tussen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij sociale veiligheid. Het tot stand brengen van een goede zorgstructuur, waarbij medewerkers weten waar ze terecht kunnen bij bijvoorbeeld een klacht m.b.t. ongewenst gedrag, is een belangrijke voorwaarde waardoor medewerkers zich ook serieus genomen zullen voelen. Niet alleen de vindbaarheid binnen die zorgstructuur is van belang maar ook de onderlinge verwijzing. Weet bijvoorbeeld een externe Arbo-arts dat er een vertrouwenspersoon is waar hij naar door kan verwijzen? Kennen ze elkaars werkwijze?
7. Monitor de sociale veiligheid door relevante vragen daarover op te nemen in de RI&E en in bijvoorbeeld een MTO.
Meten is weten. Hoewel u nog zo uw best kunt doen om de medewerkers zich veilig te laten voelen, toch zullen er altijd zaken te verbeteren zijn. Zaken waarvan u vaak niet op de hoogte bent omdat ze niet direct verteld worden bijvoorbeeld. Daarom is het van belang periodiek onderzoek te doen naar de ervaren sociale veiligheid binnen de organisatie.
Daarvoor zijn er twee belangrijke tools die ingezet kunnen worden. Ten eerste het Medewerkers TevredenheidsOnderzoek (MTO). Ten tweede de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). Beide instrumenten zijn natuurlijk breder bedoeld dan alleen het domein sociale veiligheid. Bij de samenstelling van de vragen wordt echter nogal eens vergeten vragen mee te nemen op het gebied van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon kan ook hierbij ondersteunen.
Heeft u behoefte om eens vrijblijvend verder te praten over de situatie bij u in de organisatie? Neem contact op met Centrum Vertrouwenspersonen Plus via 06-81316936, via info@cvp-plus.nl of neem een kijkje op onze website.
